Współczesna frustracja - mail bez odpowiedzi

W ciągu ostatnich kilku tygodni wielokrotnie stykałam się z jedną z klasycznych frustracji współczesnego świata. Wywołuje ją brak odpowiedzi na wysłany e-mail.

W jednym z przypadków chodziło o kwestie związane z działalnością gospodarczą, więc wcześniej czy później i tak zostałyby one rozwiązane.

Reklama

Ale były także sytuacje kiedy nagle, niespodziewanie traciłam kontakt z przyjaciółmi. Analizowałam w myślach wszystkie kontakty zastanawiając się, czy przypadkiem kogoś nie uraziłam.

Nie chodzi tylko o maile. Telefony, sms-y, czy wiadomości wysłane za pośrednictwem portali społecznościowych na które nie otrzymujemy odpowiedzi - to wszystko wywołuje irytację.

Chcę jednak skupić się na e-mailach, bo dla większości ludzi są najbardziej powszechnym narzędziem komunikacji biznesowej i osobistej.

- Dużym problemem jest to, że w czasie rozmowy twarzą w twarz albo rozmowy telefonicznej słychać, jak długa jest chwila ciszy czy zawahania zanim da się odpowiedź - mówi Terri Kurtzberg, profesor zarządzania i globalnego biznesu w Szkole Biznesu Rutgers. - Nie ma tego, gdy kontaktujemy się za pomocą narzędzi komunikacji cyfrowej - tłumaczy.

"Nieodpowiadacze" - czyli ci, którzy stale pozostawiają wiadomości bez odpowiedzi są przeciwieństwem osób, które szybko reagują na każdą wiadomość. Tacy ludzie rzadko wyglądają poza swoje smartfony, patrzą w nie nawet wtedy gdy jedzą, bo są tak przejęci, że muszą udzielić odpowiedzi na każde pytanie.

Dlaczego nie odpowiadamy?

Pisałam już o problemie "oczekiwania natychmiastowych odpowiedzi". Więc tym razem mam zamiar skupić się na maruderach. Bardzo byłam ciekawa, by usłyszeć ich wersję. Wysłałam (oczywiście mailem) zapytania do znajomych i wrzuciłam je na niektóre strony internetowe.

Byłam nieco zaskoczona, gdy uzyskałam bardzo szczegółowe odpowiedzi z wyjaśnieniem dlaczego nie odpowiadają na e-maile.

Chodzi przede wszystkim o odpisywanie na wiadomości od przyjaciół lub znajomych, a nie od osób, których nie znamy i które chcą nam coś sprzedać.

Najczęstszymi powodami były: brak czasu i zbyt duża ilość otrzymywanych e-maili. Choć z drugiej strony część z najbardziej zapracowanych osób jakie znam odpowiadają najszybciej.

Część tłumaczyła, że czytają wiadomość na smartfonie i mają zamiar odpowiedzieć później, gdy będą przy komputerze, ale zapominają.

Inny powód jest taki, że e-maile czasem wpadają do folderu ze spamem.

Ale są bardziej emocjonalne przyczyny. Jednym z nich jest strach przed zaangażowaniem się lub powiedzeniem "nie".

Moja przyjaciółka Janine powiedziała, że ma opór przed odpowiedzią na zaproszenie na imprezę, na którą nie ma ochoty iść, ale wie, że powinna.

- Chcę powiedzieć" nie ", ale wydaje mi się, że powinnam powiedzieć "tak" i to mnie paraliżuje. Planuję, że wobec tego odpowiem na wiadomość później, ale wciąż nie mam odwagi - tłumaczy. I dodaje: "Wtedy czuję się jeszcze gorzej, gdy nie odpowiadam i odkładam to na później. Nie jest miłe zostawić kogoś bez odpowiedzi, ale ja tak robię".

Nie potrafimy odmówić

Kilka lat temu, Adam Boettiger, konsultant marketingu cyfrowego z Portland, w stanie Oregon, powiedział: "Zauważyliśmy wzrost przypadków, gdy wiadomość pozostaje bez odpowiedzi. Rzadko ludzie po prostu grzecznie odmawiają. Kasują wiadomość i mają nadzieję, że problem zniknie. To tak jakby ktoś do ciebie przyszedł w odwiedziny, a ty udajesz, że nie ma cię w domu".

Notoya Green z Manhattanu zna obie strony. Kiedy pracowała jako prawnik bardzo często używała BlackBerry. - Kiedy ktoś nie odpowiadał na moje wiadomości wydawało mi się, że jest to nieprofesjonalne i niegrzeczne - przyznaje. Ale teraz jest matką dwuletnich trojaczków i to ona jest osobą, z którą ciężko się skontaktować.

- Kiedy ludzie piszą do mnie o sprawach, które mnie nie interesują, to łatwiej jest nie odpisać - mówi. - Mam tak wiele spraw związanych z dziećmi, że nie mam już czasu, by zajmować się także kłopotami dorosłych - dodaje.

Gdy mówimy, że nie odpisujemy, bo nie mamy czasu, to nigdy nie jest to jedyny powód. Tak jak wielu innych, tak samo Green, przyznaje, że jeśli ma komuś odmówić i sprawić mu tym przykrość, to woli po prostu zignorować pytanie.

- Ostatnio niania poprosiła mnie o referencje - opowiada. - Nie miałam o niej zbyt dobrego zdania. Chciałam odpowiedzieć, ale w końcu tego nie zrobiłam. Łatwiej jest czasem czegoś nie powiedzieć - twierdzi.

Ale często nie odpowiada także na zaproszenia do teatru czy na inne okazje. Wiadomości spadają w skrzynce coraz niżej i ostatecznie pozostają bez odpowiedzi, aż jest już za późno.

- Ludzie są na mnie bardzo źli i zdenerwowani - przyznaje.

Nowy sposób na powiedzenie "nie"

Ellen Dux, była dyrektor filmowa powiedziała, że w branży filmowej często mówi się: "Brak odpowiedzi to nowy sposób na powiedzenie: nie".

Ale problemem jest to, że nie zawsze jest to prawda.

Niektórzy tłumaczą, że odkładają odpowiedź na później, by napisać bardziej przemyślaną, dłuższą odpowiedź, ale później mija już tak dużo czasu, że wstydzą się ją wysłać.

- Czasami nie odpowiadam, bo nie mam czasu, aby dać wystarczającą odpowiedź. Zostawiam sobie to na później, zapominam, i nadawca może pomyśleć, że mi nie zależy, w rzeczywistości zależało mi aż za bardzo - mówi mój przyjaciel Faye.

- W Stanach Zjednoczonych bardzo źle się czujemy, gdy nie otrzymujemy odpowiedzi - ocenia Liuba Belkin, profesor zarządzania na Uniwersytecie Lehigh. - Tłumaczy się to w sposób bardzo negatywny - dodaje.

Odświeżamy stronę po raz kolejny i zużywamy niepotrzebnie bardzo dużo energii na to, by przypomnieć sobie czy napisaliśmy coś nietaktownego, co mogłoby urazić znajomego. Zastanawiamy się czy ostatnia wiadomość, która wysłaliśmy do klienta była zbyt agresywna lub przeciwnie - zbyt mało agresywna. Jesteśmy źli i wściekli.

Wiadomość bez odpowiedzi rodzi niepewność. Nie wiemy, czy zarezerwować dodatkowe miejsce lub stolik w restauracji. Wystarczyłaby jednozdaniowa odpowiedź, ale jej nie otrzymujemy - stajemy się sfrustrowani, czujemy się zranieni.

Celowe milczenie

Zdarza się, że milczenie może być celowe. Ze wstępnych, niepotwierdzonych jeszcze badań, wynika, że opóźnianie odpowiedzi może być celową taktyką, ukierunkowaną na wynegocjowanie kolejnych ustępstw w trakcie negocjacji biznesowych - mówi Belkin.

Oczywiście kwestie zawarte w mailu często mogą być rozwiązane przez rozmowę telefoniczną.

Carolyn Bodkin, która pracuje w wydawnictwie, powiedziała: "Odpowiedź na mail jest jak zabicie Hydry. Gdy odpowiemy na jedno pytanie, to często generuje to lawinę e-maili".

Ale Carolyn ma pewną zasadę. Jeśli problem nie zostanie rozwiązany w sześciu mailach - korzystam z rozmowy telefonicznej.

Boettiger także mówi, że dzwoni, jeśli nie uzyska odpowiedzi po trzech mailach.

Wie, że niektórzy wolą napisać niż zadzwonić, bo nie chcą być posądzeni o marnowanie czasu na czasochłonne rozmowy.

Dlatego ważne jest, by nauczyć się szybko kończyć rozmowę, nie będąc przy tym niegrzecznym.

Proponuje więc następujące rozwiązanie: Ci, którzy czekają na odpowiedź, nie powinni zbyt szybko wyciągać negatywnych wniosków. Jest mało prawdopodobne, że twój najlepszy przyjaciel albo współpracownik nagle cię znienawidzi. I rada dla tych, którzy zazwyczaj nie reagują - spróbuj wysłać krótki e-mail i po prostu wytłumacz, że nie możesz odpowiedzieć teraz. A jeśli naprawdę chcesz powiedzieć "nie" to powiedz. Bo my po prostu nie radzimy sobie z niepewnością.

Alina Tuquend

New York Times News Service

Dowiedz się więcej na temat: The New York Times | e-mail | frustracja | komunikacja

Reklama

Reklama

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy